Automatisation de la saisie des commandes : Guide complet pour les PME

Vous cherchez à optimiser la gestion de vos commandes ? Sous tous les aspects : réduire le temps (donc le coût) de traitement, réduire les erreurs et faciliter tant le traitement pour vous que le passage de commande pour vos clients ? L’automatisation de la saisie des commandes est la solution idéale. Dans ce guide complet, nous allons vous montrer comment automatiser la saisie des commandes, du mapping de vos interfaces de vente à la mise en place d’un processus automatisé dans vos outils de gestion. Accrochez-vous, c’est parti !

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Établir un mapping de vos canaux de vente

1. Votre réseau de vente est-il structuré ?

Pour automatiser la saisie des commandes il faut déjà savoir d’où elles proviennent et comment : 

• Listez les interfaces qui émettent des commandes : boutiques en ligne, marketplaces, réseaux sociaux, commandes directes… 
• Notez le format des commandes qui arrivent de chaque canal : le plus standard est de les récupérer par mail, mais certaines interfaces proposent des connexions pour les intégrer informatiquement.

Cela vous donnera une vue d’ensemble de votre réseau de vente et de la data qui en découle.

Remarque : profitez-en pour vous poser la question de la pertinence de ces interfaces. Qu’est-ce qui marche et qui vaut le coup d’être développé ? Posez-vous la question de la rentabilité de chacune, faire du volume ne veut pas dire gagner de l’argent… La question peut se poser de fermer certains canaux pour se concentrer sur les plus intéressants.

Idem pour les formats de commande, il faut peut être abandonner certains formats trop pénibles (coucou les adeptes du fax ;)

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2. Votre offre est-elle facilement accessible ?

Vous avez fait le tri dans vos canaux de vente, vous pourrez toujours en développer de nouveaux. Mais posez-vous bien la question en amont de votre / vos canaux de vente directs, beaucoup plus contraignant à changer car ils impliquent vos clients. 

La règle d’or : ça doit être ultra simple de vous passer commande. Ce qui veut dire 2 choses : 

• vos clients doivent accéder extrêmement facilement à votre offre
• ça doit être facile de passer commande
• les clients pro qui le souhaitent doivent avoir un suivi et un historique de leurs commandes 

La vente directe est souvent le canal le plus intéressant, pour le développer il doit être bien structuré. Et vous ne devez pas le changer tous les 4 matins, vos clients aiment leurs petites habitudes…

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3. Vos catalogues sont-ils uniformes ?

Assurez-vous que votre offre est cohérente sur tous vos canaux de vente. Utilisez des descriptions, des prix et des codes produits identiques pour éviter toute confusion. La standardisation est la clé.

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Standardiser et centraliser la gestion des commandes

1. Comment peut-on automatiser la saisie d’une commande ?

Il existe différents moyens : 

L’EDI : Echange de Données Informatisé, c’est un système informatique qui envoie à un autre une information (comme un mail) qu’il sait lire tout seul. Très répandu par exemple pour ceux qui ont de gros volumes de commande avec la GMS.

Les API : Interface de Programmation, ça va un cran plus loin. Ce n'est pas un simple envoi d’information mais une connexion entre 2 systèmes qui peuvent alors communiquer.

L’intégrateur : un outil capable de récupérer les données et les transmettre pour faire le lien entre des interfaces qui ne communiquent pas.

2. Vos commandes sont-elles centralisées ?

Une commande qui passe à la trappe est un drame pour un commerçant : manque à gagner, client mécontent, risque pour l’image… et ça fini toujours par arriver à ceux qui n’ont pas une gestion centralisée de leurs commandes. Si vous voulez un suivi pro, plusieurs méthodes s’offres à vous : 

• Le bon vieux fichier Excel : vous notez tout ce qui arrive à la main. Ca vous fait un tableau des commandes en cours, un historique, un possible suivi des stocks… faut juste avoir le temps et ne pas décrocher, sinon c’est la cata. Quelques tâches sont automatisables, mais ce n’est globalement pas une solution connectée.

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• L’ERP : c’est un outil de gestion complet, puissant. Il en existe une multitude adaptés à tous types de commerces, ça fait tout : gestion de la production, des stocks, des RH, des planning, de la compta… c’est souvent lourd à mettre en place et coûteux, mais arrivé à un certain stade ça s’impose à vous. Des liens en API sont possibles au cas par cas avec certaines interfaces, mais globalement la saisie s’y fait manuellement.

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• La boîte mail intelligente dédiée aux commandes : Lisy.co propose une simple boîte mail qui collecte automatiquement les commandes de toutes les interfaces. Plus besoin de les saisir à la main, vous avez une vue et un suivi centralisé. Étant un outil connecté, Lisy peut être relié à un ERP pour y remonter automatiquement les commandes.

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Mettre en Place le Processus d'Automatisation avec Lisy.co

Lisy.co est une solution d’automatisation des commandes par l'IA conçue pour les PME. Elle intègre vos différents canaux de vente dans une seule interface (qui fonctionne comme une simple boîte mail), automatisant la saisie des commandes et réduisant les erreurs.

Étapes de Configuration

1. Connecter les canaux de vente : Intégrez vos plateformes de vente (site web, marketplaces, etc.) à Lisy.co, et redirigez les mails de commande vers Lisy. Cela permet de centraliser toutes vos commandes, les mails reçus sont automatiquement convertis en data par un module d’IA qui analyse le mail et sa pièce jointe.
2. Créez votre canal de vente en direct : Lisy.co permet de générer des accès privés et sécurisés à votre catalogue. Vous pouvez personnaliser les tarifs et conditions par client, ce qui en fait un outil particulièrement adapté au BtoB.
3. Connectez votre outil de gestion : via des imports/export ou directement en API, Lisy peut remonter les commandes dans votre ERP.

Avantages de l'Automatisation avec Lisy.co

• Réduire le coût de traitement des commandes : Vous n’avez peut être pas pas conscience du coût que représente le traitement de vos commandes. On ne vous en veut pas, très peu de gens le savent, mais le calcul est simple :

temps de traitement d’une commande (ouvrir le mail, télécharger la PJ, la lire, retrouver le client dans votre outil, saisir tous les produits…) x nombre de commandes par mois x salaire brut chargé de la personne qui s’en occupe… ne faite pas le calcul en fait, ça pique 😱

• Réduction des erreurs : L’IA de Lisy.co supprime les erreurs de saisie et les commandes qui passent à la trappe. Ca, les clients aiment.
• Efficacité accrue : Vous supprimez le temps de saisie manuelle qui n’a aucune valeur ajoutée. Vous libérez du temps pour le suivi des clients et le développement commercial, le double effet kiss cool qui fait plaisir !

Un cas pratique pour comprendre

Claire, propriétaire d'une PME spécialisée dans les produits artisanaux. Avant Lisy.co :

• Claire passait des heures à aller chaque semaine sur ses interfaces de vente : Amazon, Faire, Ankorstore, son site Shopify et ses mails pour y traiter les commandes et les ressaisir dans son ERP (Axonaut)
• A peu près 1 fois par mois une commande passait à la trappe (perdue dans les mails…) = client pas content, demande de remboursement, avis négatifs… 😬
• Elle n’arrivait pas à créer de nouveaux débouchés, étant déjà débordée par la gestion des canaux existants

Avec Lisy.co :

• Claire a toutes ses commandes sur 1 interface, n’est plus noyée dans les mails.
• Elle partage un accès avec son logisticien = plus rien à lui envoyer.
• Ses clients pro ont un suivi en temps réel = ils sont super contents, et comme c’est maintenant facile de passer commande via l’appli Lisy, elle a développé ses ventes 🥳
• Elle a connecté Lisy à Axonaut, toutes les commandes y remontent automatiquement pour qu’elle gère sa production

Elle est pas belle la vie avec Lisy ?

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Lisy ou pas Lisy, l’automatisation de la saisie des commandes est un levier ultra puissant pour permettre aux PME de gagner en compétitivité et développer leur business. Transformez une tâche chronophage en un processus fluide et automatisé. Multipliez vos canaux de vente sans ajouter de complexité de gestion grâce à une stratégie omnicanale. Fiabilisez le suivi des commandes pour vos clients...

 Si vous voulez découvrir comment le faire grâce à l'IA, allez jeter un oeil sur Lisy.co

Et pour comprendre à quel point ça peut changer la donne, une explication en image :

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