Comment intégrer les commandes dans un ERP : guide complet

Vous recevez des commandes de différents canaux (sites internet, marketplaces, mails, outils de vos clients...) et tout saisir à la main dans votre ERP vous pourri la vie ? Vous n'êtes pas seul ! Et la bonne nouvelle est qu'il existe désormais des solutions pour vous aider. L'intégration automatique des commandes dans un ERP devient de plus en plus la norme, notamment grâce à des outils comme Lisy.co qui rendent la chose simple. Dans cet article, nous vous expliquerons les prérequis pour mettre en place une telle intégration, et les différentes méthodes pour y parvenir.

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Comment intégrer les commandes dans mon ERP ?

L’intérêt de la centralisation des commandes : la stratégie omnicanale

Peu d’entreprises ont conscience du coût réel de la saisie manuelle des commandes, vous pouvez pourtant l’estimer facilement : chronométrez la personne qui fait la saisie sur une 10aine de commandes, ça vous donnera une idée du temps de saisie moyen. Multipliez ensuite par le nombre de commandes mensuelles et les frais de personnel correspondants (salaire brut chargé) : vous verrez que c’est une charge importante pour votre entreprise. D’autant plus que la saisie des commandes n’a aucune valeur ajoutée, c’est purement administratif.

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Au delà du coût, une stratégie omnicanale (uniformiser le process de traitement d’une commande) a beaucoup d’avantages :

• Visibilité globale : avoir des données structurées permet la mise en place d’indicateurs de performance et de contrôle plus performants et fiables. Et le faire via des outils qui automatisent une partie du process permet d’avoir ces infos en temps réel.
• Réduire les erreurs : qui dit saisie manuelle, dit erreurs de saisie. Digitaliser son process de saisie permet de le fiabiliser.
• Réaffecter ses ressources : passer son temps à de l’administratif veut aussi dire ne pas le passer à s’occuper des clients, c’est double peine. En étant plus efficaces sur la saisie des commandes, on peut être plus performant sur le service client.

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Les prérequis pour remonter les commandes dans son ERP

• Avoir des catalogues produits uniformes : Vous diffusez vos offres via différents canaux ? Vous devez vous assurer que les références de vos produits sont les mêmes partout : même nom, même codes produits. Plus les données remontées sont uniformes, plus il vous sera simple d’automatiser la saisie des commandes.

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• Embarquer toutes les personnes concernées : une nouveauté implique souvent de la résistance au changement, même si elle est bénéfique pour tout le monde. Vous devez associer les personnes qui saisissent au quotidien les commandes pour mettre en place un nouveau process.

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Les modes d’intégration des commandes dans son outil de gestion

Il existe plusieurs méthodes pour remonter les commandes dans son ERP sans avoir à les saisir à la main :

1. Méthode la plus basique : l’import / export de données

• Fichiers CSV, Excel : L'import/export de données via des fichiers CSV ou Excel est une méthode courante et simple. Vous pouvez facilement transférer des données entre vos systèmes et l'ERP : au lieu de saisir les commandes à la main, vous les importez à l’unité ou par “paquet”.
• Avantages et limitations : Bien que cette méthode soit facile à mettre en œuvre, elle peut être sujette à des erreurs humaines et nécessite toujours une intervention manuelle.

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2. Le top : l’API (Interface de Programmation d’Applications)

• Connexions directes : Les API permettent une intégration directe entre vos systèmes et l'ERP. Cela assure une communication fluide et en temps réel entre les différentes applications.
• Flexibilité et personnalisation : Les API offrent une grande flexibilité et peuvent être personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cela nécessite cependant d’utiliser des outils disposant de ces connexions.

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3. L’alternative : l’EDI (Échange de Données Informatisé)

• Échanges standardisés : L'EDI est utilisé pour échanger des documents commerciaux de manière standardisée entre partenaires commerciaux. C'est particulièrement utile pour les grandes entreprises avec des volumes de transactions élevés.
• Applications industrielles : L'EDI est largement utilisé dans des secteurs comme la distribution et la logistique, où l'efficacité et la précision sont cruciales.

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Centraliser automatiquement toutes ses commandes avec Lisy.co

Si vous lisez cet article, c’est que vous cherchez probablement une solution concrète pour remonter les commandes dans votre ERP. Le plus simple et plus pratique à mettre en place, est de passer par une “boîte mail intelligente” comme Lisy.co. Cet outil fonctionne aussi simplement qu’une boîte mail et peut être mis en place en 20 minutes.

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Le concept de boîte mail intelligente

L’essentiel de vos commandes arrive probablement par mail : c’est la manière de fonctionner de tous les sites internets, places de marché en ligne, outils de gestion des acheteurs… Lisy.co permet de capter toutes les commandes qui arrivent par mail, les convertis en données structurées grâce à un module d’IA, et les met à disposition de manière centralisée via son interface.

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Utiliser Lisy.co comme un Shopify BtoB pour ses ventes directes

Point pratique : Lisy.co propose d’offrir à ses clients un module de passage de commande pour les acheteurs professionnels. Vous pouvez partager votre catalogue produit de manière privée et sécurisée en personnalisant les tarifs par client.

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La mise en place de Lisy.co

• Étapes d’Installation : L'installation de Lisy.co est simple et rapide, aucune compétence en informatique n’est requise pour la mise en place. Suivez leur guide par étape ou profitez de leurs démos personnalisées gratuites pour un accompagnement sur mesure. Il faut compter une 20aine de minutes pour paramétrer son compte Lisy.co.
• Intégration avec son ERP : Lisy.co s'intègre facilement avec des ERP, via des connexions natives ou développées sur mesure.

• Assistance technique continue : l’équipe de support est toujours là pour vous aider. Que vous ayez une question technique ou besoin d'une assistance, la réactivité du service client fait partie de leurs forces.

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Conclusion

Intégrer vos commandes dans un ERP est un pas crucial vers une gestion plus efficace et centralisée. Avec les bonnes méthodes et outils comme Lisy.co, vous pouvez simplifier vos opérations, réduire les erreurs et optimiser vos performances. Lisy.co ‍

Lisy.co permet d’aller plus loin que la connexion aux ERP, la phase la plus cruciale étant la collecte de données. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre article dédié à Comment optimiser votre processus de saisie des commandes avec l'IA.

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